Uno de los factores clave para tener una buena administración de empresa es contar con un proceso específico y definido de gestión de facturas de los proveedores que optimice el proceso de compras. Llevar toda esta labor al día permitirá no solo optimizar las tareas de los empleados, sino también detectar errores y evitar contratiempos y complicaciones de última hora, fruto de la desorganización y las prisas.
Por ese motivo y para obtener unos mejores resultados, es muy importante establecer un proceso definido de gestión de facturas. Pero, ¿cómo podemos lograrlo?
Tabla de contenidos
1. Tres consejos para controlar las facturas de tus proveedores
- Valida primero y tramita después: La clave para evitar errores y complicaciones es revisar la factura antes de emitirla. De esta manera, se comprobarán los posibles fallos y se podrán solventar al momento, sin necesidad de ir arrastrándolos y dificultando el trabajo administrativo. De lo contrario, el departamento de administración podría tener complicaciones y trabajo extra por incorrecciones no detectadas a tiempo.
- Ten bajo control los gastos por pagar: No tener el control de las facturas de tus proveedores puede desembocar con facilidad en problemas de liquidez, por lo que es recomendable llevar al día un registro con todas estas facturas pendientes de pago.
- Automatiza el proceso de gestión: Para controlar de manera eficaz las facturas de proveedores es esencial contar con una solución tecnológica como Tickelia que simplifique y automatice todo el proceso de gestión, adaptándose a las necesidades concretas de la empresa.
Este tercer paso es crítico y supone una decisión estratégica que debe tomar la empresa, por lo que lo desarrollamos a continuación.
2. Ventajas de automatizar los procesos de gestión de facturas
Las cuentas por pagar se producen a raíz de las compras que se hacen en el seno de la empresa y que, posteriormente, la compañía debe pagar a sus proveedores. Para que este proceso sea lo más sencillo posible, la compañía debe establecer un modelo de gestión de facturas de proveedores específico para estas cuentas e intentar contar con soluciones que faciliten al máximo la gestión.
Desde la realización de la compra hasta el pago se genera un gran volumen de documentación como facturas, albaranes o recibos, lo que se traduce en una importante inversión de tiempo y esfuerzo por parte del departamento de contabilidad.
La digitalización ha cambiado (y modernizado) los procesos administrativos de los departamentos de contabilidad y administración, lo que también incluye todo el proceso de gestión de facturas. De por sí, llevar a cabo este proceso de manera manual puede suponer un gran esfuerzo para el departamento financiero, no solo porque los empleados le envían la documentación por diversos canales, sino también porque se puede perder el control en todo el proceso de gestión dando lugar a compras no autorizadas.
Por ese motivo, muchas empresas están optando por digitalizar todo el proceso de gestión de facturas de proveedores y así, tener el control sobre los pagos efectuados.
Pero, ¿cuáles son los beneficios de una gestión automatizada de las facturas de los proveedores?
- No más pagos duplicados: Contar con una herramienta que automatice el proceso de gestión de facturas como Tickelia evita que se introduzcan las facturas más de una vez, por lo que, al reconocer la documentación duplicada, la empresa se ahorra tener que pagarla dos veces, como mínimo.
- Ahorro en costes: Una solución que digitalice la gestión de facturas ahorra el coste de la mano de obra necesaria para realizar todo este proceso de forma manual, por lo que los empleados pueden dedicar su tiempo a acciones de más valor para la compañía.
- Visibilidad y control: Un proceso digitalizado de facturas te permite ver en tiempo real el estado de la factura, por lo que es posible tener un mayor control sobre los pagos realizados.
- Definición de objetivos: Es importante tener claro cuáles son los objetivos y metas que se plantea la empresa, ya que estos servirán como indicadores también en el proyecto de automatización de la gestión de facturas. Por ejemplo, uno de los objetivos puede ser reducir el tiempo y coste de procesamiento de una factura, lo que la digitalización permite cumplir.
- Trazabilidad: Estas herramientas permiten seguir todo el proceso de gestión de la documentación, desde la petición de compra hasta la aprobación, el pago y la conciliación de las facturas. De esta manera, además, la empresa puede minimizar el riesgo de que se produzca fraude interno.
- Tecnología OCR: Contar con una solución innovadora con tecnología OCR permite reducir la intervención de colaboradores, así como poder tener la documentación en formato electrónico.
3. ¿Cómo simplificar y optimizar la gestión de facturas?
Digitalizando todo el proceso de gestión de facturas recibidas, desde la primera operación hasta la última, la compañía puede ahorrar en costes y en tiempo, y así dedicar sus recursos a actividades que aporten más valor a la empresa.
Tickelia permite gestionar las facturas de los proveedores fácilmente mediante un proceso digital end-to-end, que proporciona un control absoluto sobre la gestión de facturas.
Esta herramienta administra todo el ciclo de gestión, desde la solicitud de compra a través del Back Office o la App de Tickelia, hasta la contabilización automática de la factura, pasando por la aprobación personalizable y el pago a través de tarjetas virtuales de un solo uso por solicitud de gasto aprobada.
3.1 Usa métodos de pago inteligente de los gastos corporativos
A pesar de que pagar con una tarjeta física sigue siendo un método muy habitual en las empresas, hay algunas acciones que pueden mejorarse mediante métodos de pago más innovadores.
Esto incluye las compras indirectas de los negocios, como la adquisición de material de oficina o las suscripciones de empresa. Un ejemplo de ello son las múltiples suscripciones que gestionan los departamentos de marketing, que van desde el pago recurrente de herramientas de diseño online, a la suscripción a de bancos de imágenes, o la contratación de anuncios para campañas de marketing digital.
El método más inteligente para gestionar estos pagos es el uso de soluciones como Tickelia, que cuenta con tarjetas virtuales para mejorar el control y obtener una visibilidad de 360º sobre el conjunto de suscripciones de la empresa. Mediante esta solución se genera una tarjeta virtual recurrente que permite optimizar la seguridad en los pagos, además de poder:
- Pausar o cancelar las suscripciones con un solo clic.
- Evitar el pago de herramientas en desuso gracias a la visión global que ofrece el panel de suscripciones.
- Autorizar previamente las suscripciones y controlar los gastos mediante límites y restricciones automatizados.
En cuanto al pago online del resto de compras indirectas de la empresa, Tickelia dispone de las tarjetas virtuales de un solo uso para cada solicitud de gasto aprobada. Estas tarjetas temporales son la solución para el desorden que provoca compartir tarjetas corporativas, descentralizando la gestión de compras indirectas sin que el manager pueda perder el control sobre ellas.
Asimismo, Tickelia también automatiza la gestión de las dietas y gastos de viaje de los empleados con movilidad, como los agentes comerciales y business travellers, que pueden beneficiarse del uso de las Tarjetas Visa Tickelia y de la automatización del reporte de gastos.
3.2 Digitaliza las facturas de tus proveedores
La digitalización de documentos es un proceso que convierte un documento en papel en una imagen de formato digital mediante un escáner. No obstante, para que las facturas escaneadas puedan ser contempladas por la Administración Tributaria, deben digitalizarse con un software homologado, en un proceso conocido como digitalización certificada.
Esta práctica supone un gran avance para las empresas, ya que no solo ahorran cantidad de espacio, sino que consiguen que la información sea más accesible para todos sus empleados.
Llevar a cabo esta digitalización conlleva una mayor eficiencia y productividad para la empresa, además de ahorrar espacio, tiempo y dinero y mejorar la gestión de registros haciendo que la información sea más accesible. Algunas de las ventajas que ofrece este proceso son las siguientes:
- Protección y seguridad: Con la digitalización de documentos la compañía gana tranquilidad al saber que estos no se deteriorarán con el paso del tiempo y que no se perderán o traspapelarán.
- Mayor eficiencia de los empleados: Los trabajadores de la empresa, aparte de no perder tiempo archivando y clasificando los documentos en papel, podrán acceder a estos documentos de una manera mucho más ágil y rápida, consiguiendo así fomentar su productividad.
- Colaboración con el medio ambiente: Digitalizar los documentos te permite deshacerte del papel, algo que, sin lugar a duda, ayuda a que la empresa contribuya a la preservación del medio ambiente.
3.3 Automatiza el proceso contable
Realizar todo el procesamiento contable de las facturas manualmente requiere tiempo, una inversión de dinero y, en la mayoría de los casos, acaba siendo un proceso propenso a errores. Una manera de optimizar toda esta gestión es automatizando la contabilización de las facturas de empresa, lo que permitirá a al departamento financiero dedicar su jornada laboral a otras acciones más productivas y rentables para la compañía.
Los 3 principales motivos por los que automatizar la contabilización de facturas son:
- Evitar errores y pérdida de la documentación: traspapelar documentación importante para la gestión contable es un fenómeno mucho más común de lo que pueda parecer, aunque es algo que se puede evitar fácilmente si las facturas y documentos importantes están digitalizados y subidos a la nube.
- Recuperar espacio: tener las facturas de empresa digitalizadas permite liberar los armarios llenos de archivadores, lo que podría ahorrar a la empresa unos 2.000€ al año en cuestión de mantenimiento.
- Ahorrar tiempo: el departamento de finanzas y contabilidad tiene tareas mucho más importantes que hacer que ingresar manualmente los datos de la factura o hacer la imputación contable.
Automatizar el proceso contable con Tickelia permite la asignación contable de centros de coste o conceptos analíticos de la empresa, facilitando la consolidación de costes y seguimiento del presupuesto. Además, esta solución concilia automáticamente cada uno de los pagos con la factura correspondiente.
La automatización del proceso de gestión de facturas permite a los departamentos implicados reducir hasta en un 75% el tiempo administrativo gracias, además, a la plena integración con los distintos softwares de gestión.
