Cómo controlar la gestión de compras de tus empleados

4 claves para tener el control y la visibilidad de la gestión de compras de tus empleados

| marzo 11, 2021 | Gestión de Compras

Gestionar los gastos de los empleados no es tarea fácil; es más, puede convertirse en un proceso lento y tedioso para el departamento de contabilidad y finanzas. Además, no tener el control de los gastos que efectúan los trabajadores puede derivar en la realización de compras no autorizadas y excesos de presupuesto.

4 claves para controlar la gestión de compras de tus empleados
  • Implementar procesos de gastos claros: Antes de que los empleados realicen cualquier compra, es necesario contar con una política de gastos de empresa y con un presupuesto detallado, no solamente de grandes inversiones, sino también de, por ejemplo, compras indirectas de empresa. Esta política y presupuesto tiene que ser accesible para que los trabajadores sepan de antemano qué pueden comprar y bajo qué condiciones.
  • Métodos de pago inteligentes: Optar por métodos de pago inteligentes es una gran solución para que la empresa pueda tener visibilidad de las compras en todo momento. Las opciones por las que pueden decantarse las compañías es una tarjeta de gastos corporativa o una tarjeta de crédito virtual. 
  • Digitalizar las facturas: Cuando un trabajador efectúa una compra es primordial que guarde el recibo, algo que, aunque parezca sencillo, puede convertirse en un auténtico descontrol. Una solución para no perder tiempo en la recopilación y contabilización de las facturas es decidirse por herramientas que digitalicen estos documentos.
  • Centralizar el seguimiento de las suscripciones: Es muy probable que cada departamento de la empresa esté suscrito a plataformas y programas distintos, cosa que hace que sea más difícil monitorear las suscripciones. Para tener un control de estos pagos recurrentes, la mejor opción es contar con tarjetas virtuales generadas por cada suscripción anual o mensual aprobada. De esta manera, la empresa se evita de cargos inesperados a final de mes y se aumenta la visibilidad y el control de estos gastos.

Existen herramientas que combinan la gestión de compras de empresa con métodos de pago inteligentes en una única solución. Una de ellas es Ficufy, que integra todo el flujo de gestión como la aprobación de solicitudes de gasto, generación de tarjetas virtuales o la digitalización, extracción de datos y contabilización de las facturas emitidas por los acreedores.

Ficufy genera una tarjeta virtual de un solo uso para cada solicitud de gasto aprobada, lo que consigue aumentar la seguridad de los pagos online y eliminar el descontrol que supone compartir tarjetas corporativas. Además, para controlar los pagos recurrentes, esta solución también genera una tarjeta virtual para cada suscripción anual o mensual aprobada y permite pausarlas o cancelarlas con un solo clic a través de la APP.

Además, utilizar Ficufy es muy sencillo: el usuario solamente tiene que pagar con su tarjeta virtual preaprobada, arrastrar la factura a la APP y listo. Esta solución se encarga del resto, desde extraer automáticamente los datos de la factura hasta realizar el apunte contable con el ERP de la empresa.

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