Por qué es importante controlar las compras de empresa

Por qué es importante controlar las compras de empresa

Jun 29, 2021 | Finanzas y Contabilidad

No tener un proceso definido de gestión de compras indirectas de empresa puede conllevar que los empleados efectúen gastos que no deberían, lo que se traduce en compras no autorizadas y excesos de presupuesto. Por este motivo, es importante implementar un proceso de gestión que otorgue control y visibilidad a la empresa sobre las compras realizadas en cada uno de sus departamentos.

¿Cómo obtener el control de las compras indirectas de tu compañía?
  • Establece políticas de gasto: Es esencial para la empresa contar con una política de gastos detallada, en la que conste qué tipo de compras pueden ser realizadas por los empleados. Además, esta política debe ser conocida por los trabajadores de la compañía para que sean conscientes de qué gastos pueden efectuar y bajo qué condiciones.
  • Olvídate de compartir tarjetas corporativas: El hecho de que los empleados de un mismo o distintos departamentos compartan tarjetas corporativas puede provocar un completo descontrol, justamente algo que no beneficia a la empresa. Por ese motivo, es recomendable optar por medios de pago únicos para cada transacción.
  • Presta atención a los pagos recurrentes: Las suscripciones son las grandes olvidadas de toda de gestión de compras de empresa. Para mantener un correcto control presupuestario, es prioritario que la compañía sepa qué suscripciones siguen activas, para asegurarse de que no está perdiendo dinero por suscripciones no utilizadas.
  • Automatiza el proceso de gestión: Llevando a cabo un proceso de gestión de compras de empresa manual es complicado tener al 100% el control de los gastos. Si se opta por una herramienta que digitalice la gestión de las compras, la empresa no solo obtendrá más visibilidad de estas, sino que se simplificará el flujo de gestión.
Obtén el control y la visibilidad de tus compras indirectas de empresa con Ficufy

Existen soluciones para gestionar y pagar todas las compras y suscripciones de empresa. Una de ellas es Ficufy, una herramienta que integra todo el flujo de gestión como la aprobación de solicitudes de compra, la generación de tarjetas virtuales de un solo uso, la extracción de datos y la contabilización de las facturas emitidas por los acreedores.

Ficufy genera una tarjeta virtual de un solo uso para cada solicitud de gasto aprobada, lo que supone dejar de compartir tarjetas corporativas, aumentar la seguridad de los pagos online y reducir el fraude tanto externo como interno. Además, la empresa puede tener absoluta visibilidad y control de los gastos mediante la configuración y aplicación de restricciones automáticas de acuerdo a la política de la compañía. 

Algo similar ocurre con la gestión de los pagos recurrentes: Ficufy genera una tarjeta virtual para cada suscripción anual o mensual aprobada y, desde la misma APP, el usuario puede pausar o cancelar una suscripción, cosa que evitará cargos inesperados por suscripciones olvidadas.

Soluciones como Ficufy permiten gestionar todo el ciclo de compras de empresa de una forma sencilla, rápida y segura, manteniendo en todo momento el control de las compras y simplificando el flujo de gestión.

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