Cuatro motivos para no seguir contabilizando y archivando las facturas de empresa manualmente

Cuatro motivos para no seguir contabilizando y archivando las facturas de empresa manualmente

Jul 8, 2021 | Finanzas y Contabilidad

Los departamentos de contabilidad y finanzas de las empresas tienen que manejar día tras día un gran volumen de facturas que no solo reciben de proveedores, sino también de las compras internas que realizan los trabajadores. Si el proceso de contabilización y archivo de estas facturas se hace manualmente, puede pasar que, accidentalmente, se produzcan errores de forma o que las facturas acaben perdiéndose o traspapelándose. Para evitar este tipo de fallos, algunas empresas están considerando dejar de lado este método tradicional y sumarse a la digitalización de facturas.

¿Por qué digitalizar las facturas de empresa?
  • Menos errores: Antes de archivar una factura, el departamento de finanzas tiene que introducir los datos del asiento contable de la factura. Digitalizar no solo la factura sino todo el proceso de gestión, ahorrará a la empresa la reclamación de corregir la factura por errores de forma fruto de utilizar el método tradicional.
  • Accesibilidad a la información: Buscar una factura entre las demás archivadas puede ser caótico si no se sigue un método de organización riguroso. Si las facturas están en formato digital y subidas a la nube, es mucho más fácil para el administrador o administradora encontrarlas tan pronto la necesitan.
  • Ahorrar espacio y dinero: La cantidad de facturas que se generan en una empresa requieren de grandes espacios dedicados a su archivo, lo que también conlleva una inversión económica. Con las facturas digitalizadas, la empresa podrá ahorrar espacio, tiempo y dinero.
  • Más seguridad: Archivar las facturas manualmente puede ocasionar la traspapelación de los documentos y, con el tiempo, provocar su deterioro. Almacenar las facturas digitalizadas en la nube, comporta seguridad en la preservación del estado de las facturas a largo plazo, ya que estas deben conservarse como mínimo durante 4 años por cuestiones legales.

Además, digitalizando las facturas de empresa, se estará promoviendo una política de paperless que conseguirá contribuir al bienestar y al mantenimiento del medio ambiente.

Hay distintas herramientas que permiten a la compañía tener las facturas digitalizadas o, incluso, todo el ciclo de gestión que incluye una contabilización de las facturas de manera automática. Una de estas soluciones es Ficufy, una herramienta que gestiona todo el ciclo de compras indirectas y suscripciones de empresa de una forma sencilla y segura. Esta solución automatiza el proceso de gestión de facturas de los pagos efectuados por los empleados y concilia automáticamente estos pagos realizados con la factura.

Asimismo, mediante un proceso digital end-to-end, esta solución permite gestionar las facturas de los acreedores, simplemente solicitando el pago de la factura, y, una vez aprobada, con un clic se realiza el pago mediante transferencia bancaria.

Digitalizar el proceso de contabilización y registro de las facturas, permite a los departamentos de contabilidad y finanzas y a los demás trabajadores de la empresa ahorrar tiempo y no seguir llevando a cabo prácticas manuales y repetitivas, lo que aumenta la productividad de los empleados y, por lo tanto, de la compañía.

Artículos relacionados